手計算や転記ミスが多いのでプログラムを使って計算したい。

市販のパッケージソフトだけでは不満足な点が多い。

作業ミス防止のためにバーコードを利用したい。

プログラムにより作業を自動化したいが投資費用がかかりすぎる。

システム業者に依頼をしたいが要件をなんと説明したらよいのかわからない。

システム業者の言っていることが専門用語ばっかりでわかりにくい。

情報の共有化、従業員の知識やノウハウを蓄積し、ドキュメントやマニュアルの整備をIT化によって推進したい。

最近のパソコンはかつてのサーバー並に高スペックです。パソコンを利用すれば安価な費用でもある程度のシステムは構築できます。しかし注意点があります。パソコンを利用する際には予備機も購入しましょう。サーバーを購入する場合には業者から保守契約を結んでくれるので、障害があったときに業者がすみやかに部品交換してくれます。

データやプログラムなどは必ずバックアップしましょう。簡単な方法は外付けハードディスクにバックアップを取る方法もありますが、火災や地震でもデータ喪失を防ぐためにはテープによるバックアップが確実です。テープは会社の耐火性禁固や銀行の貸金庫に保管しときましょう。また、バックアップをとっても、いざ、 パソコンやサーバーが壊れた時にバックアップテープからデータを取り込み元のシステム状態に戻す必要があるので、本番開始前のテストでかならず、バックアップとバックアップからデータを取り出す（リカバリー）のテストを行い手順書を作りましょう。

パッケージソフトを利用する場合は、業者にプログラムの改造、追加などの依頼をすることは好ましくありません。5年後10年後を考えた場合、パッケージやOSのサポート期間が終わったり、PCやサーバーが老朽化し、置き換えしたい場合に、新しいPC,やサーバーのOSでは動作に異常をきたす場合があります。ですから、パッケージ選定の際には、EXCELやファイルでデータの入出力 が行えるようなものを選定しましょう。その企業独自の処理やその業界独自の処理は、パッケージ以外のシステムを組み、そこからパッケージソフトにデータの入出力を行いましょう。

１．業務マニュアルや社内用語集を作りましょう。

２．お客様サイドと業者さんサイドでプログラムの画面イメージを書きながら要件をすりあわせていくのがベストです。ただ話しているだけですと、なかなか具体的なシステムイメージが出来上がらないままで、ヒアリング費用を請求されてしまいます。要件については体裁や趣味の問題にこだわらず、業務効率や収益性に、投資効果に関係ないものは、業者さんの提案を素直に受け止めたほうがいいです。あまり無理な要件を言うと業者さんは「可能かどうかどうか調査します」と言ってきます。調査にかかった時間も費用に上乗せされることになります。

３．開発を一気に依頼するのではなく、何段回にもわけて、開発を依頼しましょう。最初に業者が開発したものが悪ければ、ほかの業者に依頼するなどの回避ができます。また、仕様書、プログラムのコメントやコーティングルールなどが統一されていて、今後のプログラムの保守や改善が行いやすいかどうかもチェックする必要があります。そうしないと最悪の場合には担当プログラマーがいなくなったので、保守改善ができなくなったり、プログラムの調査費用がかかるので高額な保守費用を 払うことになります。システム部員がいないような企業の場合は、このような判断はプロのコンサルタントに見てもらわないと困難です。

４．システム、プログラムの操作マニュアルを企業サイドが作るか業者が作るか確認しときましょう。またその内容もプログラムの画面が貼り付けてあってわかりやすいものでなければいけません。これは企業の従業員にとっても当然有用なことですが、将来、また他の業者にシステムの再構築を依頼する際、ユーザー要件を確認するのに重要な資料となります。また業者からもらった仕様書やプログラムソースもCDやDVDに焼くなり厳重に保管しときましょう。

数十台以上のパソコンにプログラムのインストールを行うことは手間がかかり、インストール時のトラブルが発生したりします。社内でのWEBサイトをイントラネットといってますが、通常のインターネットと同じ方法で使えるシステムは導入や改善が手軽に行えます。また、簡単な検索システムや登録システムも組むこともでき、利用方法なども画面の中に注意書きを入れることもできるのできユーザーが利用しやすいメリットがあります。

マイクロソフト社のOFFICEのエクセルでは、マクロが実行できるだけでなく、プログラムも組めます。またピボットテーブルのように高度な機能もあり、これらは販売実績集計などに役立ちます。販売実績を月ごと、部署ごと、品目ごとなどに設定を変えれば簡単に集計ができてしまいます。

ある程度の商品数、原料数、顧客数になると、価格を調べたり顧客の住所や電話番号を調べたりするうえで、エクセルやアクセスにテーブル（表）形式で入力しとくと検索できるので便利です。まず、これがシステム化の第一歩です。エクセルならば６万 ５千件程度まで、アクセスならば１０万件程度のデータを保存できます。テーブル形式で入力できるデータは極力このような形でデジタル化しときましょう。めんどうならば、今ならば若い人はパソコンを使い慣れているのでアルバイトを雇う手もあります。

古いデータを削除したり、別のシステムで保存すること（アーカイブ）も5年後10年後のことを考えた場合重要です。そのままデータをためこんだままにすると、高価なデータベースを購入することになったり、システムの応答時間が遅い、または動かないような障害になります。またデータ量が多くなるとバックアップ装置も大がかりなものになります。ですからどのデータは何年間必要か？ということを最初に考慮しといたほうがよいでしょう。また古いデータの削除やアーカイブについても最初に業者と相談するのが大切です。

データや文書を保存をサーバーやパソコンに保存しているような場合は、バックアップが必要ですが、バックアップが正常にとれているかどうか確認することが必要です。またLANやネットワークでPCやサーバーを接続している場合にはLANが正常に接続されているかどうかチェックも必要です。簡単なLANの接続をチェックするには、コマンドプロンプトで PING というコマンドをあるマシンから実行し、別のマシンと通信できるか確認してみるのが一般的です。サーバーやネットワーク機器もランプが正常な状態に点灯しているかどうかも確認が必要です。またディスクの空き容量があるかどうかもチェックする必要があります。システム部員のいる企業の場合はこれらのシステム管理作業を行うのは当然ですが、システム部員がいないような企業の場合には、簡単なシステム管理作業は一般社員が行って、何か異常があったら業者に連絡するのがコスト的にベストな方法だと思います。単純な作業ですので、わざわざそのためにシステム管理の派遣社員をやとうことはお金に余裕のある会社や、これから大規模なシステムを導入する会社しかお勧めしません。

「おたくのシステムはリフォームだらけだから統合したシステムに入れ替えましょう！」　と言われてみても、今までの企業ノウハウや改善の蓄積や顧客からの要望に応えるためにはそうせざるをえなかったと思います。サーバー一台で統合したシステムを作ってみても、もしそのサーバーに障害が生じた場合には致命的に業務が滞ってしまいます。当初はうまくシステムが運用できてもデータが蓄積されるほどシステムは応答が遅くなっていくという根本的な問題があるのです。最近では簡単なバッチ処理によってシステムを何個かのサーバーに分散させ、サーバー間のデータ転送を行ったり、サーバーからデータをダウンロードし パソコン上でエクセルやアクセスで処理したりすることができます。肝心なことは、それらのデータの流れを把握しとけば、なんらかの障害が起こったときどこが問題か障害の切り分けや対応ができるわけです。サーバーひとつの統合システムとなると、いろいろなプログラムやデータを扱うわけで、障害が起こってもなかなか問題解決しなかったりします。またひとつの業者で統合システムを構築依頼した場合には、手厚いサポートなしでは業務存続できなくなり、保守料金の交渉も大変不利な立場に立たされることになります。

代表者について

[使用言語] 　VB, EXCEL VBA, C, C#, ABAP　最近は、Visual Studio による開発が主流になりつつありますが、開発環境なしのWSH, WMIなどもやっつけ仕事には便利なもんです。

[使用データベース] SQL Server , MS ACCESS

[資格]　情報処理技術者第１種

[経歴]　千葉県立千葉高等学校卒、東京工業大学修士卒、メーカー勤務後、企業のシステム導入に従事